Planlamada "WBS"in rolu və əhəmiyyəti

WBS (Work Breakdown Structure). İşlərin İyerarxik Strukturu.


Ofis binasının inşası, istehsalat sisteminin qurulması, gəmi inşaatı və platforma "WBS"in qurulmasında iştirakımı əsas tutaraq aşağıda bu strukturun vacib nüanslarını və təcrübələrimi sizinlə bölüşürəm.


"WBS" nədir?

Azərbaycan dilində işlərin dekompozisiyası və işlərin iyerarxik strukturu adlandırırıq. Layihələrin daha yaxşı idarəedilməsi üçün layihə çərçivəsində görüləcək işlərin iyerarxik bölgüsünün aparılması metodudur.


Nə üçün istifadə olunur?


Layihəni daha kiçik və idarəediləbilən hissələrə ayırmağın çoxsaylı faydaları var. Təcrübəli layihə menecerləri üçün belə bütün layihəni kompleks olaraq vizuallaşdırmaq çətin işdir. Layihənin kiçik hissələrinə fokuslanaraq biz:

  • Layihəni xərcini daha dəqiq proqnozlaşdıra bilərik;

  • İşlərarası asılılığı təyin edə bilərik;

  • Layihənin qrafikini və zaman tunelini hazırlaya bilərik;

  • Layihədəki işlərin bəyannaməsinin hazırlanmasını həyata keçirə bilərik;

  • İşləri layihə komanda üzvlərinə təyin edə bilərik;

  • Layihənin proqresini izləyə bilərik;

  • Riskləri aşkar edə bilərik.


"WBS"in qurulması.


Layihə müəyyən edildikdən sonra "WBS"in qurulmasının müxtəlif üsulları var:


Layihədə əldə edilməli nəticələri (deliverables) siyahılandırın. Bunu bilməliyik ki, "WBS" layihədə əldə edilən nəticələr ilə ölçülür, fəaliyyət ilə deyil. Layihənin maraqlı tərəflərinin baxış və təsdiqə göndərilməsindən əvvəl layihədə əldə etməli olduğunuz nəticələri siyahı formasına salın.



Layihədə əldə edilməli nəticələri (deliverables) iş komponentlərinə (work components) ayırın. İş komponentləri sayında limit yoxdur. Bu sizin layihənizin iş həcmindən (project scope) və komandanızdan asılıdır. İrihəcmli layihədə bir neçə səviyyədə iş komponenti ola bilər. İlk növbədə layihə nəticələrini (deliverables) işlər üzrə və ya işçilər( insan resursları) üzrə qruplaşdırmağınız məsləhətdir. Məsələn, siz marketinqlə əlaqəli bütün işləri müəyyənləşdirərək daha sonra onları ənənəvi və rəqəmsal marketinq işləri üzrə ayıra bilərsiniz.


İş komponentlərini (work components) iş paketlərinə (work package) bölün. İş paketi (work package) "WBS"in hər bir budağının ən aşağı səviyyəsində işlərin elementidir. İş paketlərini mini layihəyə oxşatmaq olar. Hansı ki, hər paketin özünün büdcəsi, resursu, qrafiki və vacib mərhələləri (milestones) var. "WBS"in ən aşağı səviyyəsində hər bir işçinin spesifik və individual işləri olacaq ki, layihə çərçivəsində tamamlasın.

Layihə çərçivəsində görüləcək işlərin işlərarası əlaqəsini müəyən edin. Müvafiq resurslara işləri təyin etməmişdən əvvəl, işlərarası əlaqəni qurmalısınız ki, layihənin vaxt qrafikini effektiv formalaşdırasınız.

Bəs "WBS"in faydaları nələrdir?


1.Produktivliyi artırır.

"WBS" sayəsində planlaşdırılan layihə nəticələrini əldə etmək üçün tələb olunan bacarıqları ortaya çıxarmaq olur. Beləliklə, uyğun səriştələri olan və lazım olan sayda resursları layihəyə cəlb etmiş oluruq.


2.Müəyyənləşmiş layihənin iş həcmi (project scope) formalaşır.

Struktura salınmış "WBS" sizə imkan verəcək ki, layihəyə daxil olan və olmayan işləri aydın olaraq görə biləsiniz. Bu da layihənin maraqlı tərəfləri (stakeholders) üçün anlaşılmamazlığın aradan qalxmasına səbəb olacaq.


3.Layihə xərclərinin təyin edilməsini asanlaşdırır.

"WBS"in olması layihədə aşağıdan-yuxarıya doğru xərclərin təyin edilməsi metodunu tətbiqetmə imkanı verir. Bu da büdcənin daha dəqiq proqnozlaşdırmasına səbəb olur.


4. Uğursuzluq riskini azaldır.

Layihənin uğurla tamamlanması üçün lazım olan işlərin əvvəlcədən təyin edilməsi, effektiv planlama etməyiniz, lazım olan resursları öncədən təyin etməyiniz layihələrinizin vaxtında bitmə şansını artırmış olacaq.


5. Effektiv səlahiyyətləndirmə və idarəetmə.

Layihədəki görüləcək işlər düzgün müəyyən edildikdə onları planlaşdırmaq, xərcləri təyin etmək, həyata keçirmək, izləmək və nəzarət etmək daha asanlaşır. Beləliklə, layihənizin vaxtında və nəzərdə tutulan büdcə daxilində icra olunub-olunmadığını ölçə biləcəksiniz.


Deməli, “WBS” layihənizi dəqiq planlaşdırmağa, komandanız üçün sabitlik və şəffaflığı təmin etməyə imkan verir. Hər hansı düzgün getməyən işləri təyin edərək öyrənilmiş dərsləri (lessons learned) gələcək layihələrinizi uğurla icra etmək üçün istifadə edə biləcəksiniz.