Layihə planlama mütəxəssisinin 7 vərdişi

Bu günə qədər reallaşdırdığım, icrasında yaxından rol aldığım hər bir layihənin uğurlu nəticəsinin ardında heç şübhəsiz effektiv layihə planlaması durmaqda idi.


Qeyd etməliyəm ki, layihənin qrafikləndirilməsi (project scheduling) layihə menecmentinin ilk işlərindən biridir və bu yazımda keçmiş təcrübələrimə əsaslanaraq sizlərlə gələcək layihələrinizdə istifadə edə biləcəyiniz 7 planlama, qrafikləndirmə vərdişini bölüşmək istərdim.


1. Layihəni komanda ilə birgə planlaşdırın


Komanda istənilən layihədə əvəzedilməz resurslardandır və bir Layihə menecerinin ən böyük dayağıdır. Komandanızla birgə planlaşdırma, hər nə qədər təcrübəli olsanız da əmin olun ki, fərdi şəkildə planlaşdırmadan qat-qat effektlidir. Belə olan halda layihə iştirakçısı olan əməkdaşların layihə planında həm rolu, həm də məsuliyyəti formalaşır. 


2. Layihənin iş həcmini tam əhatə edin


Görəcəyiniz bütün işlər müştərinin gözləntilərini əhatə etməlidir. Layihənin iş həcmini tamamilə əhatə edən görüləcək işlərin siyahısını hazırlayın. İş ardıcıllığını gözdən keçirin. Əlbəttə ki, evinizin birinci mərtəbəsini tikmədən ikinci mərtəbəsinə başlaya bilməzsiniz. Layihə müddətində paralel edə biləcəyiniz işlər haqqında düşünün. Hansı işlərin başlaya bilməsi üçün hansıların bitməli olduğuna baxın. Saydığımız bu işlər arasındakı asılılığın layihə qrafikləndirmənizdə nəzərə aldığınızdan əmin olun. 


3. Görüləcək işləri qruplaşdırın


Hər bir layihə bir sıra mərhələlərdən keçir. Bir ideya ilə başlayır, təhvil verilənə qədər proqres dövrünü keçirir və təhvil verilmə mərhələsinə gəlir ki, bu mərhələlər dolğun şəkildə layihə qrafikləndirmənizdə öz əksini tapmalıdır. 



4. Əsas mərhələləri (milestones) yaradın


Layihə planınıza əsas mərhələləri daxil etməyiniz layihə komandasının proseslərə daha yaxşı fokuslanmasına kömək etməklə yanaşı, ümumilikdə layihənin izlənməsini də asanlaşdıracaqdır. Əsas mərhələlər müəyyən mərhələlərin tamamlanmasını ifadə edir. Bir çox hallarda müştəri ilə ödəniş razılaşmaları əsas mərhələlərə əsasən olur və eyni zamanda layihənin proqresini müəyyən etmək üçün də əsas mərhələlərə müraciət edilir. Məsələn, inşa edilməkdə olan gəmi layihəsində gəmiyə mühərrikin qoyulması bir əsas mərhələ, gəminin suya salınması isə daha bir əsas mərhələ sayıla bilər. 


5. İş müddətlərini planlaşdırmaq üçün vaxt ayırın


Hər bir işin müddətini (saat və ya gün) planlaşdıranda həmin sahənin mütəxəssislərinin təcrübəsindən istifadə edin, çünki işin peşəkarları onlardır və bu layihənin daha dəqiq planlaşdırılmasına öz töhfəsini verəcəkdir. Planlama yekunlaşanda əlaqəli bütün şöbələrin və mütəxəssislərin müddətlə bağlı razılığını öncədən alın ki, daha sonra konfliktlər yaranmasın. 


6. İnsan resurslarını planlayın


Layihə qrafikləndirməniz hazırdır və artıq, resurslarınızı planlamanın vaxtıdır. İnsan resurslarını planlayarkən iş normaları (KPI) xüsusi ilə nəzərə alınmalıdır. Əvvəlki layihələrdə onlar işlərini necə yerinə yetiriblər, performansları necə olub? 

Resurs planlaması ediləndən sonra konfliktlərin, iş yüklənməsinin olub-olmadığı yoxlanılmalıdır. Planlama proqramları (Primavera P6, Ms Project və s.) buna imkan verir ki, hansı tarixlərdə, hansı resurslardan nə qədər planlanıb, yüklənmə varmı və s.? Əgər varsa, həll yolları barədə suallara cavab tapa bilərsiniz. Həmçinin, layihə təqviminin düzgün təyin edilməsi də vacibdir. Layihə müddətindəki iş günləri, iş saatları, bayram günləri əlbəttə ki, nəzərə alınmalıdır. 


7. Layihənin proqresini periodik yeniləyin


Layihə qrafikinizi periodik olaraq layihə komandanızla proqresi müəyyən edərək yeniləyin. Hansı işlərin başlayıb - başlamadığını, proqresin nə qədər olduğunu müəyyən edərək qrafikləndirmənizə daxil edin. Layihə planlaşdırma və qrafikləndirmə mütəxəssisi olaraq layihə menecerini layihənin statusu ilə bağlı məlumatlandırmalısınız ki, bu sizin məsuliyyətinizdir.