5 Layihə planlaşdırma taktikası

Çox vaxtı sahibkarlar xüsusən də yeni biznesmenlər layihələri kifayət qədər prioritetləşdirmirlər. Bunun əvəzinə hər şeyi eyni vaxtda etməyə çalışırlar. Bu olduqca səhv bir fikirdir. Stresi artırır və məqsədinizə doğru effektiv bir formada inkişafınızı çətinləşdirir. 


Qeyd edilən problemin qarşısını almaq üçün təcrübələrimə istinad etdiyim 5 layihə planlama taktikasını sizlərlə bölüşürəm. 


1. Layihələrinizin məqsədini konkretləşdirin


Layihə planlamasında birinci və ən vacib məsələ necə bir layihə ilə məşğul olduğunuzu təyin etməyinizdir. Bir neçə fəaliyyəti özündə cəmləyən hər bir biznes addımı layihədir. Yeni proqram təminatının hazırlanması? Bu bir layihədir. Satış şəbəkənizi genişləndirmək? Bəli, bu da bir layihədir. Biznesinizin inkişafı üçün irəli sürülən hər bir təşəbbüs layihədir, layihələrin məcmuəsidir.


Bəzi layihələriniz kifayət qədər aydın olacaq, ancaq digərləri gizlənmiş formada olsa da iş yükünüzün tərkibini təşkil edəcəkdir. Bütün layihələrinizi aydınlığa qovuşdurmaq üçün, hazırda üzərində işlədiyininiz və işləmək istədiyiniz hər şeyi yazın. Sonra bu siyahını spesifik məqsədlər ətrafında qruplaşdırın. 


2. Layihələriniz vaxt əsaslı olmalıdır


Hər layihənin başlama və bitmə vaxtını müəyyənləşdirməlisiniz. Bu formada siz layihə ardıcıllığını başlama və başa çatma vaxtlarına görə prioritetləşdirib nizama sala biləcəksiz. Bu tarixlər sizə iş periodlarınıza görə planlama imkanı verəcək və layihələrinizin lazım olduğundan daha uzun müddət davam etməsinin qarşısını alacaqdır. 


3. Bir səhifəlik plan hazırlayın 


Kiçik bir planlaşdırma layihənin uğurlu olmasına öz töhfəsini verəcəkdir. Bir səhifəlik planın hazırlanması üçün aşağıdakı suallara verdiyiniz cavabları bir yerə qeyd edin: 


  • Layihə hansı problemin həllinə yönəlib? 

  • Müəssisəyə faydası nədir? 

  • Nə cür işçilərə və nə qədər büdcəyə ehtiyacımız var? 

  • Layihənin əsas mərhələləri (milestones) hansılardır? 

  • Proqnozlaşdırılan maneələr nələrdir? 

  • Layihənin riski nədir? 

  • İş planı nədir (görüləcək fəaliyyətlər siyahısı və ya alt fəaliyyətlər və nə vaxt başa çatdırılmalıdır)? 

  • Uğur kriteriyaları nələrdir? 

  • Layihənin başa çatdığını necə biləcəksiniz? 

Qeyd: Əgər planı bir səhifəyə sığdırmaq istəyirsinizsə cavablarınız qısa və konkret olmalıdır. 


4. Kommunikasiya rutinlərini qurun

Birdən çox əməkdaşı olan layihə komandası üçün kommunikasiyanı öncədən qurun. Kimsə həftəlik proqres hesabatını hazırlayacaqmı və ya aylıq? Bütün iş bölmələri ilə proqresi kontrol etmək üçün görüşlər keçiriləcəkmi? Layihənin əsas mərhələlərinin (milestones) yerinə yetirilib-yetirilmədiyini kim yoxlayacaq? 


5. Dayandırmalı olub-olmadığını və bunun üçün uyğun zamanı bilin 


Başladığınız işi başa çatdırmaq ən yaxşısı olsa da, bəzən layihəni vaxtından əvvəl yekunlaşdırmaq da qaçılmazdır. Bütün layihələrinizi başlanğıc və başa çatma tarixləri, əsas mərhələləri və kommunikasiya kanallarını özündə birləşdirən bir səhifəlik plan ilə hazırlamısınızsa, bir layihəni nə vaxt dayandırmalı olduğunuzu bilmək üçün ehtiyacınız olan bütün məlumatlara sahibsiniz deməkdir. 


Bəzən layihədən ayrılmaq asan deyil, xüsusən, bu layihəyə olduqca çox vaxt və əmək sərf etmisinizsə. Ancaq, əgər bir layihə yekunlaşmırsa onu dayandırıb-dayandırmamaq üçün qərar verməyinizə kömək edəcək bir neçə sualı nəzərinizə çatdırıram: 

  • Bu layihənin məqsədi hələ də mənim müəssisəm üçün vacibdirmi? 

  • Bu layihənin nəticəsində alınması planlaşdırılan ROI (Return on Investment- qoyulmuş investisiyaya görə götürülmüş qazanc) nə idi? İndi aldığımız ROI nə qədərdir? 

  • Bu layihə üçün ayırdığım resurslara sərf edilən xərclərin həcmi nə qədərdir? Başqa layihələrə fokuslanmaqla məqsədlərimə daha effektiv formada çata bilərəmmi? 

  • Bu layihəyə davam etmənin emosional itkisi nədir, nə qədərdir?